こんにちは。税理士の仲田です。
あっという間に12月になり、慌ただしくなってきましたね。
今年を振り返るといろんなことがありましたが、税務的にはインボイス制度の開始や電子帳簿保存法への対応に伴う経理体制のあり方についての問い合わせがすごく多かった1年でした。
DXコンサル面では、企業さまの経理体制の再構築としてfreee導入支援に全メンバーで対応させていただき、2023年だけでも80社以上の企業さまに携わりました（進行中のものもございますが）。
今日は2023年の締めとして、これらの活動を通して私が感じたこと、「経理業務」の効率化について記事を書こうと思います。
この記事では、経理業務における課題とそれらの課題に対する対応策をお伝え致します。

どこに課題があるのか？

”経理業務”と一言でいっても、その中にはたくさんの業務があります（私自身も税務業務を行っているだけでは知らなかった、、、）。
業務範囲は企業によって様々だと思いますが、たとえば、以下のような業務があります。
①仕訳帳の作成
②請求書の発行と入金管理
③振込と支払管理
④給与計算
⑤予算策定と予実管理
⑥固定資産管理
⑦銀行取引とキャッシュフロー管理

且つ、上記の業務をタイトな期限内にミスなく行う必要があり、多くの経理の方が神経をすり減らしながら業務を行っていました。
上記の業務の中でも②請求書の発行と入金管理③振込と支払管理に多くの時間がかかって困っている方が多いです。
さらに、上記業務の時間がかかっている理由を分析すると以下でした（個人的な分析です）。
a)請求書が社内で点在している
b)紙の請求書から入金管理表・支払管理表への転記が発生している
c)実際の振込業務が煩雑
したがって、②請求書の発行と入金管理③振込と支払管理の課題を解決すべくa)、b)、c)に沿って解決策を解説していきます。

請求書が社内で点在している

業務を進めるために必要な資料が点在することで、資料を探すのに時間がかかってしまったり、最悪の場合には期限後に対応しなければならなくなったりします。

請求書が点在してしまう理由は

• 資料が届く場所がバラバラ（営業所、支店、役員の自宅など）
• 支払依頼が滞っていた
• 担当者が所持しており、経理に渡されていなかった

など、理由は様々ですが請求書（特に受取請求書）を一元管理することが重要です。

一元管理する為の方法として、いくつかご紹介します。

1. 本社にすべての資料を転送し、本社でファイリングし保管場所を決める
   取引先に資料の送付先住所の変更依頼を行い、本社に資料が届くようにする方法です。
   メリットとしては、営業所や支店にはほぼ工数がかからないことと、業務フローを変える必要があまりないことです。
   デメリットとしては、取引先に住所変更依頼をする事が容易でない場合があったり、営業所や支店で資料を直接確認できなくなるため、突然の問い合わせ時に対応できないことです。
   さらには、本社の経理の方の業務負担が増えるため、人員を増加させるなどの対策が必要になるでしょう。
   ファイリングした資料は保管しておく場所も必要になってくるので（法人税的には7年、会社法的には10年）、そういったコストも考慮しましょう。
2. すべて電子化し、データベースで管理できる体制をつくる
   届いた資料をすべてスキャンし、ひとつのデータベースに保存し管理する方法です。
   メリットとしては、データベースにアクセス可能であればどこからでも資料を確認できる点です。
   デメリットとしては、スキャン工数が発生したり、ファイルの保存ルールの構築など、社内の業務フローを大きく変更する必要があることです。
   また、スキャンを行う機械がない場合は購入する必要があります。

個人的には、電子帳簿保存法への対応を見据えると2の方法をお勧めしますが、社内の現状に合わせて方法を検討するのが良いと思います。

紙の請求書から入金管理表、支払管理表への転記が発生している

実際の入金確認や、支払業務は月末～月初にかけてが多いと思います。
ただ、会社によっては10日、20日、25日など入金日や支払日が分かれていることもあるため多くの経理の方がExcelやノートに入金管理表や支払管理表を作成しています。

多くの取引先からの入金や支払を管理するためには必要な作業ではあるものの、その作業に時間がかかったり、ヒューマンエラーが発生することがあります。
（Besoの社内でも、一度桁を一桁間違えて表に記載している社員がいました。）

その原因は、原始資料の誤りやチェック体制の不備などです。

社内でミスを減らすためには、転記作業の効率化のための自動転記サービスやシステム導入を検討し、人的にカバーするためにチェック体制を整えることが重要です。

実際の振込業務が煩雑

振込先も、振込期日も、振込金額もバラバラ…。
なのに期限が決まっている振込業務はとても煩雑です。
そして、金額を誤ったり、期限を超過してしまうと取引先からの信頼を失うことになり、取引中止になる恐れもある業務なので、とても神経を使う業務です。

この業務については工数を削減するという観点と、ミスを減らすという観点で対策を講じる必要がありますが、以下で2つご紹介します。

1. オンラインバンキング（ネットバンキング）の活用
   インターネットバンキングを利用して、オンラインで振込業務を行うことができます。通常、このサービスは24時間いつでも利用可能で、複数の振込手続きを一括して行うこともできるので、これまで銀行窓口に出向いていた方にとっては画期的なサービスです。
2. 振込自動化ソフトウェアの導入
   企業や組織が大量の振込業務を抱えている場合、振込自動化ソフトウェアを導入することが効果的です。
   メリットとしては、定型的な手続きやデータエントリー作業が自動化され、人的ミスを減らすことができます。
   デメリットとしては、導入コストがかかることや、定型的な手続きには対応できない場合があることです。

社内で講じる対策としては、システム導入と人的にカバーする方法の掛け合わせをお勧めします。

既存の解決策

社内にリソースがないことが多い中小企業の中には経理をアウトソースする企業も増えて来ています。
上記では社内で行う解決策をご紹介しましたが、経理をアウトソースするメリットとデメリットを紹介します。

メリット①：コスト削減

足りないリソースを一部補填などの使い方もでき、コストを変動費化できるのも大きなメリットです。

メリット②：専門知識の活用

専門的知識や経験を持っていることが多いため、これまで社内になかったノウハウを享受できます。

デメリット①コミュニケーションの課題

業務内容の仕様書やマニュアルを別途作成する必要があったり、文化の違いによりコミュニケーションの課題が発生することがあります。

デメリット②カスタマイズの難しさ

企業によってカスタマイズされたプロセスには対応できないことも多く、業務フローを変更せざるを得ないこともあるかもしれません。
また、アウトソース先がうまく業務を進められるよう、社内で資料を整理しておく必要があり逆に手間がかかるというケースもあるようです。

Besoグループとしてお手伝いできること

弊社はそんな経理業務に課題を感じている企業さま向けに「入金・支払管理サービス」を立ち上げました。
請求書から管理表への転記に時間がかかっていたり、請求書が社内で点在している企業さまにおすすめのサービスとなっております。

特徴は”封筒のまま回収BOXへ投函するだけ”で、6営業日でデータ化し納品させて頂くサービスです。
従来のアウトソースであれば、資料を整理する手間が必要でしたが、弊社のサービスであれば未開封のままでもOK！
BOXにいれていただいた資料は専門の回収員が回収に伺います。
さらには、Besoの社内には税理士がおり、会計・税務に必要書類をピックアップして電子帳簿保存法への対応も行いますので、手間が省けるだけでなく、法改正への対応も完了します。

サービスの詳細

金額は、25,000円～ご利用可能です。
ぜひ、経理業務に困っている企業さまはお問い合わせ下さい。
これまでの業務フローを変更することなく業務が効率化され、且つ法改正への対応もできるサービスは弊社だけです。
回収～データ化～支払管理表の作成～全銀データの出力までできるため、経理の工数は大幅に削減できます。

まとめ

経理業務の課題と対策について説明しました。
対応策については様々な方法がありますが、自社の規模や、人材のスキル、予算などに合わせて検討しましょう。

「自社には何が適切か？」などの相談も、初回無料で行っております。
以下の問い合わせリンクよりお気軽にご相談下さい。

資金繰りに困らない財務基盤をBesoといっしょに築きましょう。
https://www.zooou.jp/newservice_kaisyuu-1